Automatisierung & KI-Systeme

KI einführen heißt, Prozesse zu verändern — nicht Software zu kaufen.

KI-Agentur & Beratung aus Krefeld: Wir verstehen Ihre Abläufe, bauen die Automatisierung selbst und betreuen sie im laufenden Betrieb – branchenübergreifend im DACH-Raum.

Kostenloses Erstgespräch Wie wir arbeiten

Fünf Köpfe und 36 selbst entwickelte digitale Mitarbeiter – wir setzen ein, was wir für Sie bauen.

Noch nicht bereit für ein Gespräch? Gratis-Checkliste: 10 Prozesse, die Sie zuerst automatisieren →

  • DSGVO-konform
  • EU/DE-Hosting
  • Self-hosted & volle Datensouveränität
  • unterstützt NIS2-Lieferkettenanforderungen

Powered by

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Make
Anthropic
HubSpot
Google Cloud
Supabase
Ollama
Zapier
Resend
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Leistungen

Alle Leistungen im Überblick

Zwei Einstiege, ein Prinzip: KI-Lösungen unter AI First, Prozess-Automatisierung unter Automation First.

Das Problem

Herausforderungen, die viele Unternehmen kennen

Die typischen Herausforderungen, die wir täglich für unsere Kunden lösen.

Manuelle Prozesse kosten Zeit

Wiederholende Aufgaben binden wertvolle Ressourcen. Während Ihr Team mit Routinearbeit beschäftigt ist, bleiben strategische Projekte liegen.

Ihr Team versinkt in Routinearbeit

Statt sich auf kreative und strategische Aufgaben zu konzentrieren, verbringt Ihr Team Stunden mit manuellen Prozessen. Wertvolle Zeit, die Wachstum kostet.

Skalierung scheitert an Kapazitäten

Mehr Aufgaben bedeuten mehr Aufwand – aber Recruiting dauert, kostet und neue Mitarbeiter brauchen Monate zur Einarbeitung.

Der größte Hebel von KI liegt selten im Chatbot oder Voice Agent – sondern in Ihren wichtigsten Unternehmensprozessen. Genau da setzen wir an.

Beratung & Entwicklung

Beratung und Umsetzung aus einer Hand

Wir begleiten Sie vom ersten Konzept über Umsetzung und Implementierung bis zur langfristigen Betreuung – maßgeschneiderte KI- und Automatisierungssysteme, DSGVO-konform und auf Wunsch self-hosted.

KI-Beratung Automatisierungsberatung Digitalisierungsberatung
Mehr zur Beratung & Entwicklung
Unser Team

Die Köpfe hinter AI First Solutions

Beratung, Umsetzung und Betrieb aus einer Hand.

41 Menschen + KI-Agenten

Fünf Menschen, 36 digitale Mitarbeiter

Hinter AI First Solutions stehen fünf Menschen und 36 digitale Mitarbeiter – KI-Agenten, die wir selbst entwickelt haben und die Recherche, Angebote, Auswertungen und wiederkehrende Aufgaben übernehmen. So liefert ein kleines Team die Schlagkraft eines größeren – mit denselben Werkzeugen, die wir auch für Sie umsetzen.

Leistungen

Was unsere KI-Agenten für Sie tun

Alle Leistungen im Detail
Für welchen Bedarf

Was passt zu Ihrem Vorhaben?

Nicht die Unternehmensgröße entscheidet, sondern die Art des Vorhabens: ein klar abgegrenzter Ablauf oder ein komplexes, langfristig angelegtes Vorhaben. In beiden Fällen sind es dieselben Leistungen – der erste Prozess ist der Einstieg, die laufende Begleitung der Schritt danach.

Stufe 1 · Erster Prozess

KI für kleine Unternehmen

Ein klar abgegrenzter Prozess

Ein Ablauf, wenige beteiligte Systeme, fester Umfang – zügig produktiv. Die Eintrittsstufe in die Zusammenarbeit.

Mehr erfahren

Stufe 2 · Laufende Begleitung

KI für den Mittelstand

Komplexe Systeme, langfristig angelegt

Mehrere Abläufe, gewachsene Systeme, Anforderungen an Datenschutz und Nachvollziehbarkeit – Automatisierung, die im Betrieb bleibt und Kompetenz im Team aufbaut.

Mehr erfahren
Prozess

Verstehen. Umsetzen. Betreiben.

Sechs Phasen: von der Aufnahme Ihrer Abläufe über Konzept, Umsetzung und Test bis in den Regelbetrieb – und die Betreuung danach.

01

Analyse

02

Konzept & Design

03

Build

04

Testphase

05

Go-live

06

Betrieb & Weiterentwicklung

Phase 06 hat kein Enddatum – sie läuft, solange Sie mit den Systemen arbeiten.

Warum wir

Mehr als eine klassische KI-Agentur

Agenturen setzen um, Berater beraten – wir verbinden beides und bleiben danach im Betrieb an Ihrer Seite. Der folgende Vergleich zeigt, worin sich das unterscheidet.

Wo andere aufhören

Zusammenarbeit
Agenturen & Freelancer
Berater
AI First Solutions
Versteht die Prozesse zuerst
teilweise
ja
ja
Setzt selbst um
ja
nein
ja
Betreuung nach dem Go-live
endet meist
nicht Teil
dauerhaft
Baut Kompetenz im Team auf
nein
durch Schulung
ja

Verstehen statt verkaufen

Wir beginnen bei Ihren Prozessen, nicht bei einem Tool. Erst wenn klar ist, wo Arbeit tatsächlich liegen bleibt, sprechen wir über Technik. So bezahlen Sie keine Lösung für ein Problem, das Sie nicht haben.

Umsetzen statt beraten

Wir entwickeln die Lösung selbst: Workflows, KI-Agenten und Schnittstellen entstehen bei uns, werden in Ihre bestehenden Systeme eingebunden und in den Regelbetrieb überführt – ohne Zwischenschritt über einen weiteren Dienstleister.

Bleiben statt abliefern

Üblich ist das Projektgeschäft: Abnahme, Rechnung, Ende. Bei uns beginnt an dieser Stelle die Betreuung – Prozesse ändern sich, angebundene Systeme werden aktualisiert, neue Anforderungen kommen dazu. Wir passen die Automatisierungen entsprechend an.

Wir nennen Ihnen keine Einsparquote, bevor wir Ihre Prozesse gesehen haben

In unserem Markt sind Prozentzahlen und Renditeversprechen üblich – meist ohne Grundlage und ohne Bezug zu Ihrem Unternehmen. Wir verzichten bewusst darauf. Was ein Prozess an Zeit oder Kosten bindet, lässt sich erst beziffern, wenn wir ihn gemeinsam angesehen haben.

Für Sie hat das einen praktischen Vorteil: Jede Aussage, die Sie von uns bekommen, ist an Ihren eigenen Zahlen überprüfbar – und trägt damit auch durch die Diskussion mit Geschäftsführung, Controlling oder Betriebsrat.

Einordnung

Was sich automatisieren lässt – und was beim Menschen bleibt

KI übernimmt die wiederkehrende Arbeit – Ausnahmen, Entscheidungen und Kundenbeziehungen bleiben bei Ihrem Team.

Gut automatisierbar

  • Wiederkehrende, regelbasierte Abläufe – Datenübertragung, Berichte, Statusmeldungen
  • Erreichbarkeit rund um die Uhr – Anrufannahme, Standardfragen, Terminbuchung
  • Viele Anfragen parallel – ohne Wartezeiten bei Lastspitzen
  • Vorqualifizierung und Weiterleitung von Leads und Support-Anfragen
  • Automatische Dokumentation jedes Vorgangs

Bleibt beim Menschen

  • Ausnahmen und Sonderfälle, die Erfahrung brauchen
  • Entscheidungen mit Tragweite – fachlich und wirtschaftlich
  • Kundenbeziehungen und schwierige Gespräche
  • Qualitätskontrolle: die KI arbeitet zu, Ihr Team entscheidet
  • Kreative und strategische Arbeit
Über uns

Wie wir zusammenarbeiten

Wir verstehen uns nicht als Dienstleister, sondern als Partner. AI First Solutions ist eine KI-Agentur aus Krefeld und arbeitet eng mit Ihrem Team zusammen, um nachhaltige Ergebnisse zu erzielen – keine kurzfristigen Experimente.

Unser Ansatz: Transparente Kommunikation, nachvollziehbare Ergebnisse und eine Zusammenarbeit, die auf gegenseitigem Vertrauen basiert.

Lernen Sie uns kennen
Partnerschaftlich
|
Verlässlich
|
Persönlich
Sicherheit & Compliance

Sicherheit, Datenschutz & Compliance

Wir arbeiten nach anerkannten Standards der Informationssicherheit – transparent und auch ohne formale Zertifizierung.

ISO/IEC 27001

BSI IT-Grundschutz

DSGVO-konform

NIS2-ready

EU AI Act

FAQ

Häufig gestellte Fragen

Was macht AI First Solutions genau?
Wir sind eine KI- und Automatisierungs-Agentur aus Krefeld. Wir beraten Unternehmen, entwickeln maßgeschneiderte KI- und Automatisierungslösungen und betreuen diese langfristig – vom ersten Konzept über die Umsetzung und Implementierung bis zum laufenden Betrieb. Schwerpunkte sind KI-Assistenten (Chatbots & Voice Agents), Wissensdatenbanken/RAG, Prozessautomatisierung, individuelle Entwicklung sowie Marketing & Daten.
Hieß AI First Solutions früher anders?
Ja. Das Unternehmen ist 2024 als KI-Flow Niederrhein in Krefeld gestartet und wurde 2026 in AI First Solutions umbenannt. Team, Sitz, Ansprechpartner und laufende Projekte sind dieselben geblieben; geändert haben sich der Name, die Internetadresse und die Ausrichtung auf eine branchenübergreifende Begleitung im DACH-Raum. Alle Adressen der früheren Domain werden dauerhaft weitergeleitet.
Wer sind die Gründer von AI First Solutions?
AI First Solutions wurde von Wojciech Bzumowski gegründet, der das Unternehmen als Geschäftsführer führt – sein Schwerpunkt liegt auf Automatisierung und Softwareentwicklung für kleine und mittlere Unternehmen. Gemeinsam mit Co-Founder und CTO Kilian Weber, der KI-Systeme wie Agentic Systems, RAG und Second-Brain-Lösungen verantwortet, bildet er das Kernteam. Beide finden Sie mit vollständigem Profil auf unserer Über-uns-Seite und auf LinkedIn.
Ist AI First Solutions eine GmbH?
Ja, AI First Solutions firmiert als AI First Solutions GmbH; die Gesellschaft ist errichtet, die Eintragung ins Handelsregister läuft (GmbH in Gründung). Bis zum Abschluss der Eintragung handelt die AI First Solutions GmbH i. G. mit Sitz in Krefeld, vertreten durch Geschäftsführer Wojciech Bzumowski – alle Angaben finden Sie im Impressum. An der Zusammenarbeit ändert das nichts: Angebote, Verträge, Auftragsverarbeitungsverträge und Rechnungen laufen über die AI First Solutions GmbH i. G.
Wo finde ich Erfahrungen und Bewertungen zu AI First Solutions?
Bewertungen sammeln wir auf unserem Google-Unternehmensprofil (AI First Solutions, Krefeld). Einen Eindruck unserer Arbeitsweise geben außerdem die realen, anonymisierten Projektbeispiele auf unserer Branchen-Seite sowie unser LinkedIn-Auftritt. Konkrete Referenzen nennen wir auf Anfrage im kostenlosen Erstgespräch.
Bietet ihr Beratung oder direkte Umsetzung?
Beides aus einer Hand: AI First Solutions berät zu KI, Automatisierung und Digitalisierung – setzt die Lösungen aber auch selbst um und betreut sie danach weiter. So gibt es keinen Bruch zwischen Konzept und Umsetzung: Sie haben einen Ansprechpartner über den gesamten Lebenszyklus.
Für welche Unternehmen und Branchen eignet sich das?
AI First Solutions arbeitet vor allem mit dem Mittelstand, mit E-Commerce & Handel, mit Agenturen, mit Hausverwaltungen (Property Management) und mit lokalen Unternehmen. Da wir individuell entwickeln, lässt sich der Ansatz auf nahezu jede Branche übertragen. Auf unseren Branchen-Seiten finden Sie konkrete Einsatzfelder je Bereich.
In welcher Region seid ihr tätig?
AI First Solutions sitzt in Krefeld und betreut Unternehmen am Niederrhein und in NRW vor Ort oder per Video. Darüber hinaus arbeiten wir branchenübergreifend im gesamten DACH-Raum: Überregionale Projekte setzen wir remote um, mit denselben Ergebnissen wie vor Ort.
Was ist ein KI-Agent (AI Agent) und was übernimmt er konkret?
Ein KI-Agent (englisch: AI Agent) ist eine intelligente Software auf Basis großer Sprachmodelle (LLMs), die eigenständig Aufgaben ausführt – von der Datenverarbeitung über Kundenanfragen bis zur Prozessautomatisierung. Er versteht natürliche Sprache, trifft Entscheidungen und integriert sich über Function Calling in bestehende Systeme. Im Gegensatz zu klassischen Chatbots reagiert er nicht nur, sondern verfolgt aktiv Ziele über mehrere Schritte.
Was unterscheidet Custom AI Lösungen von ChatGPT oder fertigen Tools?
Custom AI Lösungen sind exakt auf Ihren Anwendungsfall zugeschnitten – mit Ihren Daten, Ihrer Tonalität und Ihren Werkzeugen. Statt einer generischen ChatGPT-Integration entsteht ein System, das versteht, wie Ihr Unternehmen arbeitet. Wir kombinieren dazu Standard-Modelle (Claude, GPT-4, lokale Open-Source-Modelle) mit firmenspezifischen Wissensdatenbanken (RAG), eigenen Tools und Workflows. Das Ergebnis ist Conversational AI, die echte Geschäftsprozesse abbildet, statt nur zu plaudern.
Wie intelligent sind eure KI-Agenten – und nutzt ihr RAG?
Die KI-Agenten von AI First Solutions basieren auf aktuellen Large Language Models (Claude, GPT-4, Llama, Mistral) und werden über Prompt Engineering, Function Calling und – wo sinnvoll – Retrieval Augmented Generation (RAG) für Ihre Anforderungen aufgesetzt. Bei RAG durchsucht das System eine Vektor-Datenbank Ihres Unternehmenswissens, bevor es antwortet – das reduziert Halluzinationen deutlich und ermöglicht verifizierbare Quellenangaben.
Bietet ihr auch IT- und Digitalisierungsberatung?
Ja – AI First Solutions bietet IT- und Digitalisierungsberatung im Sinne der digitalen Grundlage für KI-Projekte: Datenstruktur, Schnittstellen und Sicherheit. Klassischen IT-Betrieb (Hardware, Netzwerk-Administration, Helpdesk) bieten wir nicht an; wo das gefragt ist, arbeiten wir mit verlässlichen Partnern zusammen.
Seid ihr DSGVO-konform (GDPR)?
Ja – AI First Solutions arbeitet datenschutzkonform nach DSGVO (englisch: GDPR). Konkret heißt das: Wir setzen überall, wo es möglich ist, auf europäische Anbieter und Alternativen zu US-Produkten, hosten auf Wunsch ausschließlich in EU-/DE-Rechenzentren und schließen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten standardmäßig einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO ab. Neue KI-Lösungen richten wir zusätzlich an den Anforderungen des EU AI Act aus; für besonders sensible Daten gibt es On-Premise-Optionen ohne externe Datenflüsse.
Bekommen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)?
Ja. Wenn AI First Solutions personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet, gehört ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO standardmäßig zum Vertragspaket – inklusive Übersicht der eingesetzten Unterauftragsverarbeiter und Hosting-Standorte. Damit haben Ihr Datenschutzbeauftragter oder Ihre IT alle Unterlagen für die Prüfung.
Setzt ihr auf europäische Anbieter und Alternativen zu US-Software?
Ja, wo immer es fachlich passt: AI First Solutions bevorzugt europäische Anbieter und selbst gehostete Open-Source-Werkzeuge – zum Beispiel n8n für Workflow-Automatisierung oder Ollama mit offenen Modellen statt reiner US-Cloud-Dienste, gehostet in EU-/DE-Rechenzentren. Wo ein US-Dienst fachlich die beste Wahl ist, sprechen wir das offen an und setzen ihn nur mit den nötigen Datenschutz-Vorkehrungen ein (AVV, Standardvertragsklauseln, Datenminimierung).
Werden unsere Daten zum Training von KI-Modellen verwendet?
Nein. AI First Solutions verwendet Ihre Daten nicht zum Training von KI-Modellen. Bei externen KI-Anbietern arbeiten wir über Geschäfts-APIs, bei denen Eingaben standardmäßig nicht ins Modell-Training fließen; bei On-Premise-Lösungen verlassen Ihre Daten ohnehin nicht Ihr Haus. Welche Dienste im Einzelfall zum Einsatz kommen, ist im AVV und der Übersicht der Unterauftragsverarbeiter dokumentiert.
Wie steht es um Datenschutz, DSGVO und On-Premise KI?
Datenschutz hat bei AI First Solutions einen hohen Stellenwert. Daten werden DSGVO-konform verarbeitet, Übertragungen sind verschlüsselt, und die Verarbeitung erfolgt auf Wunsch ausschließlich in EU-/DE-Rechenzentren. Für sensible Branchen bieten wir On-Premise KI an: Open-Source-Modelle wie Llama 3, Gemma oder Mistral laufen über Ollama direkt auf Ihrer Infrastruktur – kein einziger API-Aufruf verlässt Ihr Netzwerk.
Wie sieht es mit Sicherheit und Compliance aus (ISO, NIS2, EU AI Act)?
Wir orientieren uns an etablierten Standards wie ISO/IEC 27001 und dem BSI IT-Grundschutz und unterstützen DSGVO-, NIS2- und EU-AI-Act-Anforderungen. Eine formale ISO-27001-Zertifizierung besteht derzeit nicht – die genauen Hinweise dazu finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.
Mit welchen Systemen und Tools könnt ihr integrieren?
AI First Solutions bindet über die Workflow-Automatisierung mit n8n gängige Business-Tools an: CRM-Systeme (HubSpot, Salesforce, Pipedrive), Kommunikationstools (Slack, Teams, E-Mail), Kalender (Google, Outlook), Projektmanagement (Asana, Monday) und viele weitere. Anbindungen an Branchen-Software oder Legacy-APIs realisieren wir per individueller HTTP-Schnittstelle. Eine vollständige Liste finden Sie auf unserer Technologien-Seite.
Welche Daten und Zugänge braucht ihr für den Start?
Wir benötigen Zugang zu den Systemen, die automatisiert werden sollen (z. B. CRM, E-Mail, Kalender), sowie Informationen zu den bestehenden Abläufen und Zielen. Die Integration erfolgt sicher über APIs – sensible Zugangsdaten werden nicht dauerhaft gespeichert.
Wie schnell können wir live gehen?
Je nach Komplexität sind einfache Automatisierungen bei AI First Solutions innerhalb weniger Tage einsatzbereit. Umfangreichere Projekte mit mehreren Integrationen und KI-Agenten benötigen typischerweise zwei bis vier Wochen. Sie erhalten während des gesamten Projekts regelmäßige Updates.
Was passiert, wenn der KI-Agent an seine Grenzen stößt?
Die KI-Agenten von AI First Solutions erkennen ihre Grenzen und eskalieren automatisch an einen menschlichen Mitarbeiter – mit allen bisherigen Informationen aus dem Vorgang. Sie definieren die Eskalationsregeln, und das System stellt sicher, dass keine Anfrage verloren geht.
Welche Ergebnisse kann ich erwarten?
Das hängt stark von Ihren Prozessen ab – pauschale Prozentversprechen vorab wären unseriös. In der Praxis geht es um spürbare Entlastung bei wiederkehrenden Aufgaben, schnellere Reaktionszeiten und gleichbleibende Qualität rund um die Uhr. Im kostenlosen Erstgespräch schätzen wir gemeinsam ein, wo bei Ihnen der größte Hebel liegt.
Wie läuft die Betreuung nach dem Go-Live?
Nach dem Go-Live bietet AI First Solutions laufende Betreuung, Monitoring und regelmäßige Optimierungen. Auf Wunsch erhalten Sie ein Dashboard mit den relevanten Kennzahlen, dazu Review-Termine im passenden Rhythmus. Wir bleiben Ihr Ansprechpartner – auch nach der Umsetzung.
Wem gehören die entwickelten Lösungen – und was passiert bei Vertragsende?
Die für Sie gebauten Workflows und Systeme gehören Ihnen. AI First Solutions setzt bewusst auf exportierbare, self-hosted-fähige Werkzeuge wie n8n und Open-Source-Komponenten, damit kein Vendor-Lock-in entsteht. Bei Vertragsende erhalten Sie Ihre Lösungen samt Dokumentation und Zugängen und können sie selbst oder mit einem anderen Dienstleister weiterbetreiben.
Ersetzt die KI unsere Mitarbeiter?
In der Praxis geht es fast nie um Ersatz, sondern um Entlastung: Automatisierung übernimmt wiederkehrende Routineaufgaben – Ausnahmen, Entscheidungen und Kundenbeziehungen bleiben bei Ihren Mitarbeitern. Deshalb definiert AI First Solutions bei jedem Prozess ausdrücklich, was automatisiert wird und was beim Menschen bleibt.
Was kostet die Lösung?
Das Preismodell von AI First Solutions umfasst in der Regel eine einmalige Setup-Gebühr für Integration und Konfiguration sowie einen monatlichen Grundbetrag für Betrieb und Betreuung. Die Kosten richten sich nach Umfang und Komplexität. Für ein individuelles Angebot sprechen Sie uns einfach an.
Sind KI- und Automatisierungsprojekte förderfähig?
Ja, viele Digitalisierungs- und KI-Projekte im Mittelstand sind grundsätzlich förderfähig – etwa über Programme der NRW.Bank und des Landes NRW. Ob und in welcher Höhe eine Förderung für Ihr konkretes Vorhaben greift, hängt vom jeweiligen Programm und Ihren Voraussetzungen ab. Im kostenlosen Erstgespräch prüfen wir das mit Ihnen und verweisen Sie an die passende Förderstelle.
Wie kommen wir ins Gespräch?
Am einfachsten über ein kostenloses, unverbindliches 20-Minuten-Erstgespräch, das Sie direkt online buchen können. Alternativ erreichen Sie uns über das Kontaktformular oder per E-Mail an info@aifirst-solutions.de.
Erstgespräch

Wo lohnt sich KI in Ihrem Unternehmen?

Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, wo KI Ihre Prozesse sinnvoll automatisieren kann. Kostenlos und unverbindlich.

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