KI-Lösungen für Unternehmen

AI First Solutions ist eine KI-Agentur aus Krefeld mit drei Kernleistungen: Wir richten für kleine und mittlere Unternehmen eigene KI-Systeme mit offenen Sprachmodellen ein (lokale KI), machen Unternehmenswissen mit RAG-Wissensdatenbank, Second Brain und Unternehmensdatenbank nutzbar und optimieren Website und Inhalte für Google und KI-Antworten (SEO, AEO, GEO). Darauf aufbauend bieten wir KI-Beratung mit AI-Act-Compliance, Workflow- und KI-Automatisierung, Sprach- und Chat-Agenten, individuelle Software und Websites – von der Beratung über die Umsetzung bis zum laufenden Betrieb.

Ja. Auffindbarkeit ist eine eigene Leistung, SEO und KI-Sichtbarkeit: klassisches SEO für die Trefferliste, AEO für Seiten, die eine Frage direkt beantworten, und GEO dafür, in generierten Antworten von Google AI Overviews, ChatGPT oder Perplexity als Quelle genannt zu werden. Grundlage ist immer ein technisch sauberes Fundament — trägt die bestehende Website das nicht, sagen wir das vor dem Angebot und bauen sie neu; auf einem untauglichen Fundament optimieren wir nicht. Berichtet wird monatlich mit den echten Zahlen aus Ihrer Search Console plus einer festen Stichprobe an KI-Abfragen.

Ja. Das Unternehmen ist 2024 als KI-Flow Niederrhein in Krefeld gestartet und wurde 2026 in AI First Solutions umbenannt. Team, Sitz, Ansprechpartner und laufende Projekte sind dieselben geblieben; geändert haben sich der Name, die Internetadresse und die Ausrichtung auf eine branchenübergreifende Begleitung im DACH-Raum.

AI First Solutions wurde von Wojciech Bzumowski gegründet, der das Unternehmen als Geschäftsführer führt – sein Schwerpunkt liegt auf Automatisierung und Softwareentwicklung für kleine und mittlere Unternehmen. Gemeinsam mit Co-Founder und CTO Kilian Weber, der KI-Systeme wie Agentic Systems, RAG und Second-Brain-Lösungen verantwortet, bildet er das Kernteam. Beide finden Sie mit vollständigem Profil auf unserer Über-uns-Seite und auf LinkedIn.

Ja. Die AI First Solutions GmbH mit Sitz in Krefeld ist im Handelsregister des Amtsgerichts Krefeld unter HRB 21959 eingetragen und wird von Geschäftsführer Wojciech Aleksander Bzumowski vertreten. Angebote, Verträge, Auftragsverarbeitungsverträge und Rechnungen laufen über diese Gesellschaft; alle Angaben finden Sie im Impressum.

Anonymisierte Projektbeispiele aus unserer Arbeit finden Sie auf der Startseite, auf einzelnen Leistungsseiten und nach Branche sortiert auf der Branchen-Seite; Case Studies mit Zahlen entstehen über mindestens neun Monate und folgen. Einen Eindruck unserer Arbeitsweise gibt außerdem unser LinkedIn-Auftritt.

Beides aus einer Hand: AI First Solutions berät zu KI, Automatisierung und Digitalisierung – setzt die Lösungen aber auch selbst um und betreut sie danach weiter. So gibt es keinen Bruch zwischen Konzept und Umsetzung: Sie haben einen Ansprechpartner über den gesamten Lebenszyklus.

AI First Solutions arbeitet vor allem mit dem Mittelstand, mit E-Commerce & Handel, mit Agenturen, mit Hausverwaltungen (Property Management) und mit lokalen Unternehmen. Da wir individuell entwickeln, lässt sich der Ansatz auf nahezu jede Branche übertragen. Auf unseren Branchen-Seiten finden Sie konkrete Einsatzfelder je Bereich.

AI First Solutions sitzt in Krefeld und betreut Unternehmen am Niederrhein und in NRW vor Ort oder per Video. Darüber hinaus arbeiten wir branchenübergreifend im gesamten DACH-Raum: Überregionale Projekte setzen wir remote um.

Ein KI-Agent (englisch: AI Agent) ist eine intelligente Software auf Basis großer Sprachmodelle (LLMs), die eigenständig Aufgaben ausführt – von der Datenverarbeitung über Kundenanfragen bis zur Prozessautomatisierung. Er versteht natürliche Sprache, trifft Entscheidungen und integriert sich über Function Calling in bestehende Systeme. Im Gegensatz zu klassischen Chatbots reagiert er nicht nur, sondern verfolgt aktiv Ziele über mehrere Schritte.

Custom AI Lösungen sind exakt auf Ihren Anwendungsfall zugeschnitten – mit Ihren Daten, Ihrer Tonalität und Ihren Werkzeugen. Es entsteht ein System, das versteht, wie Ihr Unternehmen arbeitet. Wir kombinieren dazu Standard-Modelle (Claude, GPT-4, lokale Open-Source-Modelle) mit firmenspezifischen Wissensdatenbanken (RAG), eigenen Tools und Workflows. Das Ergebnis ist Conversational AI, die echte Geschäftsprozesse abbildet.

Die KI-Agenten von AI First Solutions basieren auf aktuellen Large Language Models – etwa Claude, GPT oder Gemini, auf Wunsch offene Modelle wie Gemma 4, Mistral oder Qwen – und werden über Prompt Engineering, Function Calling und – wo sinnvoll – Retrieval Augmented Generation (RAG) für Ihre Anforderungen aufgesetzt. Bei RAG durchsucht das System eine Vektor-Datenbank Ihres Unternehmenswissens, bevor es antwortet – das verringert das Risiko erfundener Antworten und ermöglicht verifizierbare Quellenangaben.

In kleinen und mittleren Unternehmen in der Regel nicht. Ein Data Lake ist ein Speicher für Rohdaten aller Art, gedacht für Datenanalyse und Machine Learning in großen Organisationen – er weiß nicht, was seine Daten bedeuten. Das Wissen eines Betriebs liegt in Dateiablagen, Postfächern, Wikis und Köpfen; genau diese Quellen bindet unsere KI-Wissensdatenbank (RAG) direkt an, und das Second Brain sorgt dafür, dass das Wissen überhaupt dokumentiert ist. Ein vorhandener Data Lake kann eine zusätzliche Quelle sein, eine Voraussetzung ist er nicht.

Ja – AI First Solutions bietet IT- und Digitalisierungsberatung im Sinne der digitalen Grundlage für KI-Projekte: Datenstruktur, Schnittstellen und Sicherheit. Klassischen IT-Betrieb (Hardware, Netzwerk-Administration, Helpdesk) bieten wir nicht an; wo das gefragt ist, arbeiten wir mit verlässlichen Partnern zusammen.

Ja – AI First Solutions arbeitet datenschutzkonform nach DSGVO (englisch: GDPR). Konkret heißt das: Wir setzen überall, wo es möglich ist, auf europäische Anbieter und Alternativen zu US-Produkten, hosten, wo die Lösung es zulässt, auf Wunsch ausschließlich in EU-/DE-Rechenzentren und schließen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten standardmäßig einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO ab. Neue KI-Lösungen richten wir zusätzlich an den Anforderungen des EU AI Act aus; für besonders sensible Daten richten wir lokale KI ein, auf Wunsch auf Hardware in Ihrem Haus. Nutzt eine Lösung Anbieter außerhalb der EU, nennen wir Verarbeitungsort und Übermittlungsgrundlage vorab im Angebot.

Ja. Wenn AI First Solutions personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet, gehört ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO standardmäßig zum Vertragspaket – inklusive Übersicht der eingesetzten Unterauftragsverarbeiter und Hosting-Standorte. Damit haben Ihr Datenschutzbeauftragter oder Ihre IT alle Unterlagen für die Prüfung.

Ja, wo immer es fachlich passt: AI First Solutions bevorzugt europäische Anbieter und selbst gehostete Open-Source-Werkzeuge – zum Beispiel n8n für Workflow-Automatisierung oder offene Sprachmodelle auf eigenen Servern, betrieben im Haus oder in deutschen Rechenzentren. Wo ein US-Dienst fachlich die beste Wahl ist, sprechen wir das offen an und setzen ihn nur mit den nötigen Datenschutz-Vorkehrungen ein (AVV, Standardvertragsklauseln, Datenminimierung).

Nicht ohne Ihren Auftrag. AI First Solutions verwendet Ihre Daten nicht zum Training fremder KI-Modelle. Bei externen KI-Anbietern arbeiten wir über Geschäfts-APIs, bei denen Eingaben standardmäßig nicht ins Modell-Training fließen; bei On-Premise-Lösungen verarbeitet die KI Ihre Anfragen ohnehin in Ihrem Netz. Nur wenn Sie es ausdrücklich beauftragen, passen wir bei einer lokalen KI ein offenes Modell mit Ihren Daten an (Fine-Tuning) – die angepassten Modelldateien erhalten Sie mit der Abnahme, und wir setzen sie für niemanden sonst ein. Welche Dienste im Einzelfall zum Einsatz kommen, ist im AVV und der Übersicht der Unterauftragsverarbeiter dokumentiert.

Datenschutz hat bei AI First Solutions einen hohen Stellenwert. Daten werden DSGVO-konform verarbeitet, Übertragungen sind verschlüsselt, und wo die Lösung es zulässt, erfolgt die Verarbeitung auf Wunsch ausschließlich in EU-/DE-Rechenzentren; wo nicht, steht der Verarbeitungsort vorab im Angebot. Für sensible Daten bieten wir lokale KI an: Offene Modelle wie Gemma 4, Mistral oder Qwen laufen auf Hardware in Ihrem Haus (On-Premise), auf einem eigenen Server in einem deutschen Rechenzentrum oder als Einstieg über eine Schnittstelle aus einem deutschen Rechenzentrum. Beim eigenen Server und On-Premise gehen Ihre Daten an keinen KI-Anbieter; bei der On-Premise-Variante verarbeitet die KI alle Anfragen in Ihrem Netzwerk.

Wir orientieren uns an etablierten Standards wie ISO/IEC 27001 und dem BSI IT-Grundschutz und unterstützen DSGVO-, NIS2- und EU-AI-Act-Anforderungen. Eine formale ISO-27001-Zertifizierung besteht derzeit nicht – die genauen Hinweise dazu finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

AI First Solutions bindet über die Workflow-Automatisierung mit n8n gängige Business-Tools an: CRM-Systeme (HubSpot, Salesforce, Pipedrive), Kommunikationstools (Slack, Teams, E-Mail), Kalender (Google, Outlook), Projektmanagement (Asana, Monday) und viele weitere. Anbindungen an Branchen-Software oder Legacy-APIs realisieren wir per individueller HTTP-Schnittstelle. Eine vollständige Liste finden Sie auf unserer Technologien-Seite.

Wir benötigen Zugang zu den Systemen, die automatisiert werden sollen (z. B. CRM, E-Mail, Kalender), sowie Informationen zu den bestehenden Abläufen und Zielen. Die Integration erfolgt sicher über APIs – sensible Zugangsdaten werden nicht dauerhaft gespeichert.

Eine einzelne Automatisierung dauert bei AI First Solutions rund vier Wochen von der Beauftragung bis zum Livegang. Bei durchgehenden Prozessen mit mehreren Integrationen und KI-Schritten legt die Prozessaufnahme den Zeitplan fest; er steht im Angebot. Sie erhalten während des gesamten Projekts regelmäßige Updates.

Die KI-Agenten von AI First Solutions erkennen ihre Grenzen und eskalieren automatisch an einen menschlichen Mitarbeiter – mit allen bisherigen Informationen aus dem Vorgang. Sie definieren die Eskalationsregeln, und das System hält jede Anfrage mit Verlauf fest.

Die Wirkung hängt stark von Ihren Prozessen ab – pauschale Prozentversprechen vorab wären unseriös. In der Praxis arbeiten wir an Entlastung bei wiederkehrenden Aufgaben und an kürzeren Reaktionszeiten. Zusagen können wir das Ergebnis unserer Arbeit: Was die Lösung bei der Abnahme leisten muss, legen wir vor Beginn der Umsetzung schriftlich mit Ihnen fest. Im kostenlosen Erstgespräch schätzen wir gemeinsam ein, wo bei Ihnen der größte Hebel liegt.

Ist das Ergebnis bei der Abnahme nicht so, wie wir es vor Beginn der Umsetzung schriftlich mit Ihnen vereinbart haben, bessern wir einmal ohne Aufpreis nach. Gelingt das nicht, erhalten Sie für die betroffene Leistung eine anteilige Erstattung; die Höhe steht im Angebot. Ihre gesetzlichen Rechte bleiben daneben bestehen. Das Ergebnis legen wir so fest, dass es sich bei der Abnahme prüfen lässt: beim KI-Telefonassistenten und beim KI-Chatbot, wie viele von 20 Testgesprächen richtig geführt werden müssen; bei einer Automatisierung, welche Testfälle der Ablauf richtig verarbeitet; bei einer Website die Seiten und Funktionen aus dem Seitenplan und die vereinbarten Messwerte; bei Analyse und Beratung die vereinbarten Unterlagen. Die Zusage gilt für jede einmalige Leistung – Einrichtung, Projekt oder Projektstufe, Analyse, Beratungspaket –, nicht für laufende Monatsbeiträge und nicht für Anbieterkosten, die Sie direkt beim Anbieter zahlen. Rankings, Nennungen in KI-Antworten, gewonnene Aufträge oder Einsparungen sind nie das vereinbarte Ergebnis, weil sie nicht allein von unserer Arbeit abhängen. Die Zusage steht wortgleich in jedem neuen Angebot.

Nach dem Go-Live bietet AI First Solutions laufende Betreuung, Monitoring und regelmäßige Optimierungen. Auf Wunsch erhalten Sie ein Dashboard mit den relevanten Kennzahlen, dazu Review-Termine im passenden Rhythmus. Wir bleiben Ihr Ansprechpartner – auch nach der Umsetzung.

Die für Sie gebauten Workflows und Systeme gehören Ihnen, sobald Sie sie abgenommen haben. AI First Solutions setzt bewusst auf exportierbare, self-hosted-fähige Werkzeuge wie n8n und Open-Source-Komponenten, damit kein Vendor-Lock-in entsteht. Bei Vertragsende erhalten Sie diese Lösungen samt Dokumentation und Zugängen und können sie selbst oder mit einem anderen Dienstleister weiterbetreiben.

In der Praxis geht es fast nie um Ersatz, sondern um Entlastung: Automatisierung übernimmt wiederkehrende Routineaufgaben – Ausnahmen, Entscheidungen und Kundenbeziehungen bleiben bei Ihren Mitarbeitern. Deshalb definiert AI First Solutions bei jedem Prozess ausdrücklich, was automatisiert wird und was beim Menschen bleibt.

Beträge nennen wir für SEO & KI-Sichtbarkeit: drei Monatspakete, abgerechnet nach betreuten Seiten – Einstieg 349 €, Standard 579 €, Ausbau ab 829 € im Monat; dazu einmalig das Onboarding ab 1.500 €. Mindestlaufzeit 12 Monate ab Abnahme des Onboardings, danach monatlich kündbar. Alle Beträge netto zzgl. USt. Bei der Lokalen KI, bei Wissen & Daten und bei allen weiteren Leistungen hängt der Preis von Weg und Umfang ab und steht im Angebot nach dem kostenlosen Erstgespräch. Eine Übersicht steht unter Angebot & Preise.

Eine KI-Beratung bei AI First Solutions beginnt mit einem Erstgespräch (20 Minuten, kostenlos). Danach folgt je nach Vorhaben eine Prozessanalyse mit Umsetzungsplan, die bei Beauftragung vollständig angerechnet wird, oder das AI-Act-Paket mit Schulung und Dokumentation nach Artikel 4 der KI-Verordnung. Den Preis nennt das Angebot nach dem kostenlosen Erstgespräch, wenn der Umfang feststeht.

Das hängt vom Umfang ab: Bei beiden zahlen Sie einmalig die Einrichtung und danach eine monatliche Betreuung; Mindestlaufzeit 6 Monate ab Start, danach monatlich kündbar mit einer Frist von einem Monat. Die Nutzung von Telefonie, Sprachplattform und Sprachmodell zahlen Sie direkt beim Anbieter, ohne Aufschlag. Den Preis nennt das Angebot nach dem kostenlosen Erstgespräch, wenn der Umfang feststeht.

Ja, viele Digitalisierungs- und KI-Projekte im Mittelstand sind grundsätzlich förderfähig – etwa über Programme der NRW.Bank und des Landes NRW. Ob und in welcher Höhe eine Förderung für Ihr konkretes Vorhaben greift, hängt vom jeweiligen Programm und Ihren Voraussetzungen ab. Im kostenlosen Erstgespräch prüfen wir das mit Ihnen und verweisen Sie an die passende Förderstelle.

Am einfachsten über ein kostenloses, unverbindliches Erstgespräch (20 Minuten, kostenlos), das Sie direkt online buchen können. Alternativ erreichen Sie uns über das Kontaktformular oder per E-Mail an info@aifirst-solutions.de.