KI-Telefonassistent

KI-Telefonassistent für Unternehmen

Ein KI-Telefonassistent, auch Voice Agent oder Voicebot genannt, ist Conversational AI fürs Telefon: Er nimmt Anrufe rund um die Uhr an, beantwortet wiederkehrende Fragen und gibt weiter, was Ihr Team klären muss. Neue Anfragen aus Ihrem Funnel ruft er binnen Minuten zurück, wenn der Interessent eingewilligt hat. Gedacht ist er für Unternehmen mit vielen gleichartigen Anrufen, etwa Praxen, Handwerksunternehmen und Dienstleister, die nach Termin arbeiten. Der Chat auf Ihrer Website beantwortet dieselben Fragen schriftlich. Hier steht, was der Einstieg umfasst, was nicht und was er kostet.

Zuletzt aktualisiert:

Das Problem

Anrufe kommen, wenn gerade niemand abnehmen kann: außerhalb der Geschäftszeiten, während eines Kundentermins oder wenn mehrere Anrufe gleichzeitig eingehen. Anfragen aus Anzeigen werden oft erst Stunden später zurückgerufen – und wer niemanden erreicht, fragt womöglich woanders an.

Nutzen

Wofür der Assistent gedacht ist

Der Assistent kommt infrage, wenn eine der folgenden Situationen bei Ihnen zutrifft und genug Anfragen eingehen. Welche es ist, klären wir im Erstgespräch – danach richtet sich die Einrichtung.

Schon im Einstieg

  • Anrufe werden angenommen, auch wenn niemand erreichbar ist.

    Außerhalb der Geschäftszeiten, während eines Kundentermins oder wenn mehrere Anrufe gleichzeitig kommen. Auf Ihrer Website beantwortet der Chat dieselben Fragen schriftlich.

  • Ihr Team wird seltener unterbrochen.

    Wiederkehrende Fragen beantwortet der Assistent. Damit Ihre Fachkräfte bei der Arbeit bleiben, übernimmt er zu festen Zeiten oder wenn nach einigen Sekunden niemand abnimmt.

  • Anfragen kommen vorsortiert an.

    Der Assistent klärt Anliegen, Einzugsgebiet und die Eckdaten, die Sie vorgeben, bevor Ihr Team Zeit investiert. Wer im Kontaktformular oder Funnel ausdrücklich um einen Rückruf durch den Assistenten bittet, wird innerhalb Ihrer Anrufzeiten binnen Minuten angerufen.

Mit Erweiterung

  • Anrufer landen bei der zuständigen Person.

    Weiterleitung nach Thema und Uhrzeit an mehrere Stellen. Im Einstieg geht alles an eine Stelle.

  • Weniger versäumte Termine.

    Bestätigung und Erinnerung vor dem Termin. Setzt die Anbindung Ihres Kalenders voraus.

Rechnen Sie mit Ihren eigenen Zahlen

Der Rechenweg: unbeantwortete Anrufe am Tag × 22 Arbeitstage × Anteil echter Neuanfragen × Anteil Aufträge × was Ihnen je Auftrag bleibt.

Rechnerischer Wert der unbeantworteten Anrufe im Monat: Tragen Sie alle Werte ein.

Ein Rechenweg mit Ihren Zahlen, keine Zusage: Der Betrag steht vor Abzug der Kosten für den Assistenten. Der Assistent nimmt die Anrufe an, die Aufträge gewinnt Ihr Team. Im Erstgespräch rechnen wir das gemeinsam nach.

Telefon

Was der Telefonassistent übernimmt

Eingehende Anrufe

Nimmt Anrufe an, beantwortet häufige Fragen, notiert Terminwünsche und leitet weiter, was ein Mensch klären muss. Als Erweiterung bucht er Termine direkt in Ihren Kalender.

Rückrufe

Ruft zurück, wer im Kontaktformular oder Funnel ausdrücklich um einen Rückruf durch den Assistenten gebeten oder ein Gespräch vor der Klärung abgebrochen hat. Als Erweiterung erinnert er an Termine. Werbeanrufe nur mit vorheriger ausdrücklicher Einwilligung.

Website-Chat inklusive

Der Chat auf Ihrer Website beantwortet dieselben Fragen schriftlich und greift auf dieselben Antworten zu wie der Telefonassistent – gepflegt wird an einer Stelle. WhatsApp ist als Erweiterung möglich.

Nur den Chat, etwa für einen Onlineshop oder einen Anzeigen-Funnel: KI-Chatbot. Fragen Ihrer Mitarbeitenden an interne Unterlagen beantwortet die KI-Wissensdatenbank.

Aus der Praxis

Projektbeispiele

Projekte mit dem Telefonassistenten aus unserer Arbeit, anonymisiert beschrieben.

Rückruf binnen Minuten auf Leads aus Meta-Anzeigen

Projektbeispiel · Case Study in Erstellung, Auswertung über mindestens 9 Monate

Telefonassistent, der neue Funnel-Einträge mit Einwilligung innerhalb der Anrufzeiten binnen Minuten anruft und vorqualifiziert.

Weitere Leistungen im Projekt: Automatisierung

Die Situation
Leads aus Meta-Anzeigen tragen sich im Funnel ein. Bis jemand aus dem Vertrieb zurückruft, vergehen oft Stunden oder Tage – dann ist der Interessent mit dem Thema durch oder hat woanders angefragt.
So funktioniert es
Sobald sich jemand im Funnel einträgt und in den Anruf eingewilligt hat, ruft der Telefonassistent an – innerhalb der Anrufzeiten, die das Unternehmen festlegt, in der Regel binnen weniger Minuten. Wir empfehlen werktags 9 bis 20 Uhr; Einträge außerhalb dieser Zeit ruft er zu Beginn des nächsten Zeitfensters an. Im ersten Satz sagt er, dass ein KI-Assistent im Auftrag des Unternehmens anruft und das Gespräch schriftlich festgehalten wird. Dann fragt er, ob er die Person spricht, die sich eingetragen hat. Meldet sich jemand anderes, entschuldigt er sich und beendet das Gespräch; die Nummer wird nicht erneut angerufen. Andernfalls klärt er das Anliegen und fragt die vereinbarten Kriterien ab. Passt der Lead, nimmt er den Terminwunsch für ein persönliches Gespräch auf; passt er nicht, beendet er das Gespräch freundlich. In beiden Fällen legt der Assistent eine Zusammenfassung mit Mitschrift im CRM an; der Vertrieb entscheidet selbst, wie es weitergeht. Erreicht der Assistent niemanden, versucht er es höchstens zweimal erneut.
Was das bewirkt
  1. Das Interesse bleibt hoch:Der Anruf kommt, solange der Interessent noch beim Thema ist.
  2. Qualifizierung vor dem Vertrieb:Der Assistent prüft die vereinbarten Kriterien, bevor jemand aus dem Vertrieb Zeit investiert.
  3. Fehleinträge fallen beim ersten Anruf auf:versehentliche Einträge, falsche Angaben und Einträge, hinter denen keine echte Anfrage steht – bevor der Vertrieb sie bearbeitet.
Warum die Geschwindigkeit zählt
Eine Auswertung von 1,25 Millionen Vertriebsanfragen bei 42 US-Unternehmen ergab: Unternehmen, die innerhalb einer Stunde versuchten, den Interessenten zu erreichen, qualifizierten den Lead fast siebenmal so häufig wie Unternehmen, die es eine Stunde später versuchten – und mehr als 60-mal so häufig wie Unternehmen, die 24 Stunden oder länger warteten. Als qualifiziert galt ein Lead nach einem sinnvollen Gespräch mit einer maßgeblichen Entscheidungsperson. In einer getrennten Erhebung bei 2.241 US-Unternehmen lag die durchschnittliche Antwortzeit auf eine Online-Anfrage bei 42 Stunden, gerechnet über die Unternehmen, die innerhalb von 30 Tagen antworteten. Die Studie misst Kontaktversuche von Vertriebsteams, nicht den Einsatz eines KI-Assistenten; eine bestimmte Wirkung sagen wir daraus nicht zu. Quelle: Oldroyd, McElheran, Elkington: The Short Life of Online Sales Leads, Harvard Business Review, März 2011
Voraussetzung und Umfang
Im Funnel-Formular ein eigenes, freiwilliges und nicht vorausgewähltes Ankreuzfeld, mit dem der Interessent ausdrücklich einwilligt, dass ihn ein KI-Assistent des Unternehmens zu seiner Anfrage anruft. Der Text nennt Unternehmen und Zweck, sagt, dass eine Zusammenfassung an den Vertrieb geht und die Einwilligung jederzeit widerrufen werden kann, und verlinkt die Datenschutzhinweise. Gespeichert werden Wortlaut, Zeitpunkt und Rufnummer, aufbewahrt fünf Jahre (§ 7a UWG). Ohne Häkchen geht der Eintrag wie bisher an den Vertrieb. Einen Mustertext liefern wir. Die Übergabe ins CRM ist eine Erweiterung, in diesem Projekt ist sie eingerichtet. Ebenfalls als Erweiterung möglich: Einträge direkt aus Meta-Lead-Formularen – dort gehört dasselbe Ankreuzfeld ins Formular – und die Buchung im Kalender.
Was wir messen
Zeit zwischen Eintrag und Anruf, Anteil erreichter und qualifizierter Leads, Anteil der Fehleinträge und vereinbarte Termine.
Umfang

Im Einstieg enthalten

Das gehört zum Einstiegspreis – für Telefon und Website-Chat zusammen.

Telefon und Website-Chat

  • Telefonassistent und Chatfenster auf Ihrer Website. Beide greifen auf dieselben Antworten zu; gepflegt werden sie an einer Stelle.
  • Deutsch und eine Stimme, die wir mit Ihnen abstimmen. Tempo und Gesprächsführung passen wir an.
  • Am Telefon sagt der Assistent im ersten Satz, dass hier ein KI-Assistent spricht und für welches Unternehmen. Im Chat steht das in der ersten Nachricht. Als Mensch gibt er sich nicht aus – das verlangt Art. 50 der KI-Verordnung seit 2. August 2026.
  • Für den Chat liefern wir einen kurzen Code-Baustein; Sie selbst oder Ihre Webagentur fügen ihn ein, auf Wunsch übernehmen wir das. Setzt das Chatfenster Cookies oder lädt es Inhalte von Dritten, gehört es in Ihr Cookie-Banner – den Eintrag liefern wir mit.

Antworten und Weitergabe

  • Bis zu 20 häufige Fragen mit Ihren Antworten, etwa zu Öffnungszeiten, Leistungen, Preisen und Anfahrt – oder ein vorhandenes Dokument als Grundlage. Wir bauen das gemeinsam mit Ihnen auf.
  • Was der Assistent nicht beantworten kann oder nicht zusagen darf, gibt er an eine Stelle weiter, die Sie festlegen: am Telefon durchgestellt an eine Nummer oder per E-Mail mit Mitschrift, im Chat per E-Mail mit Kontaktdaten und Verlauf. Wo seine Grenze liegt, legen wir vorher gemeinsam fest.
  • Terminwünsche nimmt er auf und schickt sie Ihnen per E-Mail, oder er verweist auf Ihren vorhandenen Buchungslink. Den Termin tragen Sie selbst ein und bestätigen ihn.
  • Im Chat fragt er die Eckdaten ab, die Sie vorgeben, bevor er eine Anfrage weitergibt.

Rückrufe

  • Wer in Ihrem Kontaktformular oder Funnel ausdrücklich um einen Rückruf durch den KI-Assistenten bittet, wird binnen Minuten angerufen – innerhalb der Anrufzeiten, die Sie festlegen. Einen Mustertext für das Ankreuzfeld liefern wir. Gespeichert werden Wortlaut, Zeitpunkt und Rufnummer, aufbewahrt fünf Jahre (§ 7a UWG); die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar. Das Ergebnis kommt per E-Mail mit Mitschrift.
  • Bricht ein Anrufer das Gespräch mit dem Assistenten ab, bevor sein Anliegen geklärt ist, ruft der Assistent einmal zurück – nur zu diesem Anliegen, ohne Angebote oder Werbung. Wer nur klingeln lässt und auflegt, wird nicht angerufen; diese Anrufe stehen im Monatsbericht.

Notfälle

  • Erkennt der Assistent eine der Notfallsituationen, die Sie vorab benannt haben, unterbricht er das Gespräch. Deutet der Anrufer eine Gefahr für Leib und Leben an, fordert er ihn sofort auf, die 112 zu wählen. In allen anderen Fällen stellt er an eine hinterlegte Nummer durch, etwa Ihr Notdienst-Handy; ist dort niemand erreichbar, nennt er die zuständige Notdienstnummer. Zusätzlich erhalten Sie eine E-Mail mit Mitschrift.
  • Die Erkennung beruht auf Sprache und kann fehlgehen. Regelung und Grenzen stehen schriftlich im Abnahmeprotokoll.

Anbindung

  • Sie legen fest, wann der Assistent per Rufumleitung übernimmt: wenn nach einigen Sekunden niemand abnimmt, wenn besetzt ist oder zu festen Zeiten. Ihre Nummer bleibt bei Ihrem Telefonanbieter – kein Anbieterwechsel, kein Umzug der Nummer. Schalten Sie die Umleitung ab, klingelt Ihr Telefon wie vorher.
  • Haben Sie eine Telefonanlage mit mehreren Apparaten, prüfen wir im Erstgespräch, ob die Umleitung damit ohne Weiteres funktioniert.

Test und Zusage

  • Vor dem Start testen wir den Assistenten mit 20 typischen Gesprächen aus Ihrem Alltag. Welche Gespräche das sind und wie viele er richtig führen muss, legen wir vorab gemeinsam schriftlich fest. Erreicht er diese Zahl nicht, bessern wir ohne Aufpreis nach und testen erneut, bis er sie erreicht.

Laufender Betrieb

  • Monatsbericht mit Gesprächen, Minuten und Kosten. Steigen die Kosten auffällig, melden wir uns unaufgefordert.
  • Auswertung der ersten 100 Gespräche: welche Fragen tatsächlich gestellt werden, wann angerufen wird und an welcher Stelle Anrufer auflegen.
  • E-Mail-Support mit Antwort binnen 48 Stunden.
  • Kleine Änderungen an den Antworten, etwa neue Öffnungszeiten, Urlaubsschließungen oder Preise.
Abgrenzung

Nicht im Einstieg

Gegen Aufpreis möglich

Je nach Erweiterung steigen Einrichtung oder Monatsbeitrag.

  • WhatsApp als dritter Kanal
  • Weitere Sprachen
  • Terminbuchung direkt in Ihrem Kalender
  • Terminerinnerungen
  • Anbindung an CRM, Praxis- oder Werkstattsoftware
  • Anbindung an Meta-Lead-Formulare
  • Weiterleitung an mehrere Stellen nach Thema und Uhrzeit
  • Mehr Fragen und Dokumente
  • Testrunden für neue Gesprächsarten
  • Kürzere Antwortzeiten im Support

Einzeln kalkuliert

Nach einer Prozessanalyse (ab 2.900 €; der Betrag wird bei Beauftragung vollständig angerechnet):

  • Mehrere Standorte oder Rufnummern
  • Direkte Einbindung in Ihre Telefonanlage
  • Auswertungs-Dashboard
  • Anrufaktionen an Ihre Kontaktlisten – nur an Kontakte mit vorheriger ausdrücklicher, dokumentierter Einwilligung

Gar nicht

  • Kein Notrufkanal und keine Ersteinschätzung, weder medizinisch noch technisch noch rechtlich.
  • Keine Werbeanrufe ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung der Angerufenen – auch nicht bei Bestands- oder Geschäftskunden. Telefonische Kaltakquise bieten wir nicht an.
  • Keine Antworten für Ihre Mitarbeitenden aus umfangreichen internen Unterlagen – dafür gibt es die KI-Wissensdatenbank.
  • Keine Zusage einer bestimmten Zahl gewonnener Aufträge.
Zeit und Aufwand

Was Sie beitragen

bis zum ersten Prototyp
1–2 Wochen
Ihr Aufwand während der Einrichtung
rund 5 Std.
Ihr Aufwand im Monat danach
rund 30 Min.

Ablauf

  1. Erstgespräch (20 Minuten, kostenlos), auf Wunsch mit Probeanruf des Assistenten
  2. Aufnahmegespräch und Einrichtung
  3. Prototyp in 1–2 Wochen
  4. Testrunde mit 20 Gesprächen und Abnahme
  5. Start, danach Monatsbericht und Support

Ihre Aufgaben

  • Aufnahmegespräch, 90 Minuten: Was fragen Anrufer, was darf der Assistent zusagen, wo ist die Grenze?
  • Bis zu 20 häufige Fragen mit Antworten – aus vorhandenem Material oder gemeinsam im Gespräch
  • Notfallsituationen und die Nummer für die Durchstellung benennen
  • Rufumleitung einrichten, rund 15 Minuten – selbst im Kundenportal Ihres Telefonanbieters oder gemeinsam mit uns am Telefon
  • Den Code-Baustein für den Chat einfügen – selbst, über Ihre Webagentur oder mit uns
  • Die Testrunde begleiten, rund eine Stunde, und die Gesprächsführung freigeben
  • Datenschutz als Verantwortlicher: Auftragsverarbeitungsverträge abschließen, die Datenschutzhinweise Ihrer Website ergänzen, das Verfahren ins Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten aufnehmen und eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchführen – beim Einsatz von KI im Kundenkontakt verlangen die Aufsichtsbehörden sie in der Regel. Textbausteine und die technische Beschreibung liefern wir; eine Rechtsberatung ersetzt das nicht.
  • Einmalig rund eine Stunde für die Eröffnung der Anbieterkonten, gemeinsam mit uns; danach kommen die Rechnungen der Anbieter direkt zu Ihnen
  • Im laufenden Betrieb: den Monatsbericht sichten
Datenschutz

Wo Ihre Daten liegen und wie lange

  • Auftragsverarbeitungsverträge nach Art. 28 DSGVO: mit den Technik-Anbietern, deren Konten auf Ihr Unternehmen laufen, und zusätzlich mit uns, weil wir für Einrichtung, Auswertung und Betreuung auf diese Konten zugreifen.
  • Sprachplattform und Sprachmodell wählen wir für jedes Unternehmen einzeln aus; wir sind an keinen Anbieter gebunden. Verarbeitet ein Anbieter außerhalb der EU, etwa in den USA, ist die Übermittlung über EU-Standardvertragsklauseln oder, bei zertifizierten Anbietern, das EU-US Data Privacy Framework abgesichert. Die Liste aller Unterauftragsverarbeiter mit Verarbeitungsort erhalten Sie mit dem Angebot.
  • Zu Beginn jedes Gesprächs sagt der Assistent an, dass das Anliegen schriftlich festgehalten und an Ihr Team weitergegeben wird, und wo Ihre Datenschutzhinweise stehen. Im Chat steht dazu ein Link in der ersten Nachricht.
  • Wie lange Mitschriften gespeichert werden, legen wir mit Ihnen fest; die Speicherdauer steht im Angebot. Kopien, die per E-Mail bei Ihnen ankommen, verwalten Sie selbst.
  • Für Arztpraxen, Kanzleien und andere Berufsgeheimnisträger verpflichten wir uns vertraglich zur Verschwiegenheit nach § 203 StGB. Auch die eingesetzten Anbieter müssen dazu verpflichtet sein; welche das zusagen, steht in der Liste der Unterauftragsverarbeiter. Der Assistent ist so eingerichtet, dass er nur abfragt, was für Termin und Weitergabe nötig ist.
Preis

Was kostet ein KI-Telefonassistent?

Ein Preis für Telefonassistent und Website-Chat auf einer gemeinsamen Wissensbasis. Dazu kommt die Nutzung der Technik-Anbieter, die Sie direkt mit dem Anbieter abrechnen.

Alle Preise netto zzgl. gesetzlicher MwSt. Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmen.

KI-Telefonassistent mit Website-Chat

Einrichtung
ab 2.900 €
Betreuung
ab 300 € / Monat
Anbieterkosten
Die Nutzung der Technik-Anbieter zahlen Sie direkt beim Anbieter, über Konten auf Ihr Unternehmen und zu dessen jeweils aktuellen Preisen. Wir schlagen darauf nichts auf; jede Position sehen Sie auf der Rechnung des Anbieters, und sinken dessen Preise, zahlen Sie sofort weniger.
Gesprächsminuten
Nach Verbrauch, ohne Grundmenge. Was das bei Ihrer Anrufmenge ausmacht, rechnen wir im Erstgespräch mit Ihnen durch; im Monatsbericht sehen Sie Minuten und Kosten.
Konten
Wir richten die Anbieterkonten mit Ihnen ein und setzen Kostenlimits. Ihr bisheriger Telefonanbieter bleibt.

Etwaige Gebühren Ihres Telefonanbieters für die Rufumleitung sind nicht enthalten.

Der Preis richtet sich nach dem Umfang, den Sie tatsächlich brauchen. Die Ab-Preise beziehen sich auf den oben beschriebenen Einstieg; wächst der Umfang, steigt der Monatsbeitrag. Welche Mengen Sie brauchen, legen wir im Erstgespräch gemeinsam fest. Im Angebot stehen sie als eigene Positionen.

  • Mindestlaufzeit 6 Monate ab Start. Danach ist der Vertrag monatlich kündbar, mit einer Frist von einem Monat.
  • Die Einrichtung zahlen Sie zur Hälfte bei Auftrag und zur Hälfte beim Start.

Nur Chat

Nur der Website-Chat, ohne Telefon

Für Onlineshops und Anzeigen-Funnels gibt es den Website-Chat auch allein, mit einer Anbindung an Ihre Produktdaten oder Ihren Funnel: Einrichtung ab 2.900 €, Betreuung ab 300 € im Monat.

Zum KI-Chatbot
Eignung

Wann wir abraten

  • Bei weniger als rund 15 Anrufen am Tag raten wir vom Telefonassistenten ab: Der Monatsbeitrag trägt sich dann nicht, und Sie merken den Unterschied kaum. Gezählt werden alle eingehenden Anrufe, nicht nur die unbeantworteten. Setzen Sie den Assistenten nur für Rückrufe auf Funnel-Einträge ein, zählt stattdessen die Zahl der Einträge; ob sich das trägt, rechnen wir im Erstgespräch mit Ihren Zahlen nach.
  • Für eine Notruf- oder Störungsannahme, etwa ärztliche Bereitschaftsdienste, Havariemeldungen oder Alarmaufschaltungen, raten wir ab: Dafür ist der Assistent nicht ausgelegt. Notfälle stellt er an Ihre hinterlegte Nummer durch, nimmt sie aber nicht selbst an.

Häufige Fragen

Was ist ein KI-Telefonassistent?
Ein KI-Telefonassistent – auch Telefonbot, Voicebot, Voice Agent oder KI-Anrufbeantworter genannt – nimmt eingehende Anrufe selbstständig entgegen, versteht das Anliegen in natürlicher Sprache und beantwortet wiederkehrende Fragen. Terminwünsche nimmt er auf, und was ein Mensch klären muss, gibt er weiter. Ist Ihr Kalender angebunden (Erweiterung), bucht er Termine direkt. Er übernimmt vor allem die Anrufe, die sonst unbeantwortet bleiben.
Was kostet ein KI-Telefonassistent im Monat?
Die Betreuung kostet ab 300 € im Monat. Dazu kommen die Gesprächsminuten nach Verbrauch, ohne Grundmenge; die zahlen Sie direkt beim Anbieter, ohne Aufschlag von uns. Was das bei Ihrer Anrufmenge ausmacht, rechnen wir im Erstgespräch mit Ihnen durch. Die Einrichtung kostet einmalig ab 2.900 €. Mindestlaufzeit 6 Monate. Alle Preise zzgl. gesetzlicher MwSt.
Ist ein KI-Telefonassistent DSGVO-konform einsetzbar?
Ja, wenn die Pflichten auf beiden Seiten erfüllt sind. Mit den Technik-Anbietern, deren Konten auf Ihr Unternehmen laufen, und mit uns schließen Sie Auftragsverarbeitungsverträge nach Art. 28 DSGVO. Sprachplattform und Sprachmodell wählen wir für Ihr Unternehmen aus, ohne Bindung an einen Anbieter. Verarbeitet ein Anbieter außerhalb der EU, ist die Übermittlung über EU-Standardvertragsklauseln oder das EU-US Data Privacy Framework abgesichert; der Verarbeitungsort steht im Angebot. Zu Beginn jedes Gesprächs sagt der Assistent an, dass das Anliegen schriftlich festgehalten und an Ihr Team weitergegeben wird. Als Verantwortlicher ergänzen Sie Ihre Datenschutzhinweise und führen eine Datenschutz-Folgenabschätzung durch. Eine Rechtsberatung ersetzt das nicht.
Muss der Anrufer erfahren, dass er mit einer KI spricht?
Ja. Im ersten Satz sagt der Assistent, dass hier ein KI-Assistent spricht und für welches Unternehmen; als Mensch gibt er sich nicht aus. Das verlangt Art. 50 der KI-Verordnung seit 2. August 2026.
Ist ein Website-Chat dabei?
Ja. Der Chat auf Ihrer Website greift auf dieselben Antworten zu wie der Telefonassistent. Brauchen Sie nur den Chat, etwa für einen Onlineshop, gibt es ihn auch allein als KI-Chatbot.
Kann der Telefonassistent Leads aus Anzeigen zurückrufen?
Ja, wenn der Interessent im Formular ausdrücklich in einen Anruf durch einen KI-Assistenten eingewilligt hat. Dann ruft er innerhalb Ihrer Anrufzeiten binnen Minuten an, prüft Ihre Kriterien und schickt dem Vertrieb eine Zusammenfassung.
Lässt sich der Telefonassistent an unser CRM anbinden?
Ja, als Erweiterung, etwa an HubSpot, Pipedrive oder Salesforce. Gesprächsnotizen und Anfragen werden dann dort angelegt. Im Einstieg ist kein System angebunden: Terminwünsche und Anfragen erhalten Sie per E-Mail. Was danach im CRM passieren soll, etwa eine Aufgabe für den Vertrieb, lässt sich als Automatisierung ergänzen.
Wie klingt der KI-Telefonassistent?
Im Erstgespräch ruft Sie der Assistent auf Ihren Wunsch an; Sie hören die Stimme und stellen ihm Ihre eigenen Fragen. Stimme, Tempo und Gesprächsführung passen wir an. Im ersten Satz sagt er, dass er ein KI-Assistent ist.
Was passiert bei Anrufen, die der Assistent nicht lösen kann?
Er gibt das Anliegen an eine Stelle weiter, die Sie festlegen: durchgestellt an eine Nummer oder per E-Mail mit Mitschrift. Wo die Grenze liegt, legen wir vorher gemeinsam fest.
Wie schnell ist der Telefonassistent einsatzbereit?
Ein erster Prototyp steht in 1–2 Wochen. Nach einer Testrunde mit 20 typischen Gesprächen aus Ihrem Alltag und der Abnahme geht der Assistent live.
Behalten wir unsere bestehende Rufnummer?
Ja. Der Assistent übernimmt per Rufumleitung – wenn nach einigen Sekunden niemand abnimmt, wenn besetzt ist oder zu festen Zeiten, wie Sie es festlegen. Ihre Nummer bleibt bei Ihrem Telefonanbieter, ohne Anbieterwechsel und ohne Umzug der Nummer. Schalten Sie die Umleitung ab, klingelt Ihr Telefon wie vorher.
Was ist der Unterschied zwischen einem Telefonbot und einer klassischen Telefonanlage?
Eine klassische Telefonanlage oder ein IVR-Menü arbeitet mit festen Auswahlpunkten: Der Anrufer drückt eine Taste und landet in einer Warteschleife. Ein KI-Assistent führt stattdessen ein freies Gespräch: Er versteht das Anliegen, fragt bei Unklarheiten nach und beantwortet die hinterlegten Fragen. Ist ein Kalender oder CRM angebunden (Erweiterung), trägt er Termine und Anfragen direkt ein. Für den Anrufer entfällt das Tastenmenü.
Für welche Unternehmen lohnt sich ein KI-Telefonbot?
Vor allem dort, wo viele gleichartige Anrufe eingehen und niemand durchgehend ans Telefon gehen kann: Praxen mit festen Sprechzeiten, Handwerksunternehmen, Kfz-Werkstätten und Dienstleister, die nach Termin arbeiten. Als Untergrenze rechnen wir mit rund 15 eingehenden Anrufen am Tag; darunter trägt sich der Telefonassistent in der Regel nicht. Unternehmen mit Anzeigen-Funnel nutzen ihn auch für den Rückruf auf neue Einträge. Ob es sich bei Ihnen rechnet, prüfen wir im Erstgespräch mit Ihren Zahlen.

Weitere Fragen beantwortet die FAQ-Übersicht.

Für Ihre Branche

Wo das konkret zum Einsatz kommt

E-Commerce & HandelAgenturenLokale UnternehmenHausverwaltung & Property Management
Auch interessant

Verwandte Leistungen

KI-Chatbot

Website-Chat für Onlineshops und Anzeigen-Funnels – beantwortet Fragen rund um die Uhr, schlägt passende Produkte vor und sortiert Anfragen vor.

Mehr erfahren

Automatisierung

Wiederkehrende Abläufe zwischen Ihren Systemen nach festen Regeln automatisieren – Daten übertragen, Benachrichtigungen auslösen, Belege ablegen. DSGVO-konform.

Mehr erfahren

KI-Wissensdatenbank & RAG

Dokumente, Handbücher und E-Mails durchsuchbar machen – RAG-Suche über unstrukturiertes Wissen, mit Quellenangabe statt Halluzinationen.

Mehr erfahren

Hören Sie es selbst

Im kostenlosen Erstgespräch (20 Minuten) ruft Sie der Assistent auf Ihren Wunsch an, und Sie stellen ihm Ihre eigenen Fragen. Danach klären wir, welche Mengen Sie brauchen. Daraus entsteht Ihr Angebot.

Kostenloses Erstgespräch
Erstgespräch buchen